AFO 492 - Financiële overzichten
Deze AFO regelt het samenstellen van de kasoverzichten, dat wil zeggen: wat staat erin en hoe zien ze eruit. Het systeem kan de volgende overzichten produceren:
·
Samenvattend overzicht
Dit toont een overzicht van de ontvangsten in kas, via bank en giro en van de bijzondere transacties, inclusief totalen.
·
Ontvangsten kas
Dit toont een overzicht van de ontvangsten in kas.
·
Ontvangsten bank
Dit toont een overzicht van de ontvangsten via bank.
·
Ontvangsten giro
Dit toont een overzicht van de ontvangsten via giro.
·
Bijzondere transacties
Dit toont een overzicht van alle bijzondere transacties.
·
(Terug)betalingen/uitgaven
Dit toont een overzicht van alle betalingen aan leners en van alle inkomsten die niet geregistreerd kunnen worden via de ‘normale' procedures.
·
Openstaande bedragen
Dit toont een overzicht van alle openstaande bedragen op een bepaald tijdstip.
·
Paswoordgebonden overzichten
Dit toont overzichten per login ID / gebruikersnaam van alle kwijtscheldingen, terugbetalingen, kasverschillen en vrije ontvangsten.
· Ontvangsten kaartlezers
· Ontvangsten op krediet
· Ontvangsten pin
· Ontvangsten chip
· Deposito-overzicht
· Deposito-terugbetalingen
· Betalingen uit deposito
Deze overzichten kunnen worden getoond per:
· locatie;
· kassa;
· type ontvangst;
· aard van het werk;
· lenerscategorie;
· variabele periode.
De overzichten zijn eveneens variabel voor wat betreft:
· de te tonen bedragen:
- absolute aantallen,
- bruto bedragen,
- BTW-percentages,
- BTW-bedragen,
- netto bedragen;
· het aantal regels per pagina;
· het aantal karakters per regel;
· de linkermarge.
De output verloopt via de standaard output-procedure. De overzichten die kunnen worden geproduceerd via deze AFO 492, worden geactualiseerd via AFO 493 (‘Aanmaken periodieke overzichten').
Nadat u AFO 492 hebt gestart, verschijnt een invoerscherm.
Type presentatie: Geef aan welke presentatie de overzichten krijgen. U hebt de keuze uit:
· default-presentatie;
· vrij te kiezen presentatie.
Als u voor ‘default-presentatie' kiest, wordt de werkwijze in deze AFO aanzienlijk verkort. De default-presentatie is vastgelegd met AFO 494 (‘Beheer vaste bestanden').
Vervolgens verschijnt een overzichtscherm met de beschikbare financiële overzichten.
Selecteer één of meer regelnummers en vervolgens deze optie om één of meer financiële overzichten samen te stellen. De overzichten ‘Openstaande bedragen' en ‘Paswoordgebonden overzichten' kunnen niet samen met andere types worden geselecteerd.
: Kies deze optie om alle financiële overzichten samen te stellen.
De opties (regelnummers = financiële overzichten) worden in de volgende paragrafen afzonderlijk toegelicht. Hierbij gaan we ervan uit dat u hebt gekozen voor de vrij te kiezen presentatie, dat wil zeggen de uitgebreide werkwijze.
Als u kiest voor deze menu-optie, verschijnt een overzicht met de gegevens op basis waarvan u een financieel overzicht kunnen samenstellen.
: Selecteer twee items uit de lijst en kies vervolgens deze optie om de gegevens te kiezen op basis waarvan u een financieel overzicht wilt samenstellen. U moet twee van de volgende mogelijkheden selecteren:
· Locatie
· Kassa;
· Type ontvangst;
· Aard van het werk;
· Lenerscategorie.
Vervolgens verschijnt een invoerscherm.
Jaar/maand/dag: Voer de periode in waarvoor u een financieel overzicht wilt bekijken. De periode kan vrij worden bepaald. We geven enkele voorbeelden:
|
Formaat
|
Voorbeeld
|
Overzicht |
|
jjjj |
2009 |
voor een jaar |
|
jjjj/mm |
2009/03 |
voor een maand |
|
jjjj/mm/dd |
2009/03/09 |
voor een dag |
|
jjjj‑jjjj |
2008‑2009 |
voor meerdere jaren |
|
jjjj/mm‑jjjj/mm |
2009/01‑2009/03 |
voor meerdere maanden |
|
jjjj/mm/dd‑jjjj/mm/dd |
2009/03/01‑2009/03/12 |
voor meerdere dagen |
Locatie: Voer één of meerdere locatiecodes in (of de combinatie van één of meerdere instellings- en locatiecodes). Scheid de codes door een komma. Voer een “*” (ster) in als u alle codes wilt bekijken. (Voorbeeld: “BB/C,BB/W”.)
Let op!
Dit veld wordt niet getoond als u ‘Locatie' hebt gekozen als één van de twee display-mogelijkheden.
Kassa: Voer één of meer kassacodes in. Scheid de codes door een komma. Voer een “*” (ster) in als u alle codes wilt bekijken
Let op!
Dit veld wordt niet getoond als u ‘Kassa' hebt gekozen als één van de twee display-mogelijkheden.
Type ontvangst: Voer een of meer ontvangsttypes in, bijvoorbeeld “L” = leengeld, “B” = boete. In AFO 491 staan de codes vermeld. Scheid de codes door een komma. Voer een “*” (ster) in als u alle codes wilt bekijken
Let op!
Dit veld wordt niet getoond als u ‘Type ontvangst' hebt gekozen als één van de twee display-mogelijkheden.
Aard van het werk: Voer een of meer aarden van het werk in. Scheid de codes door een komma. Voer een “*” (ster) in als u alle codes wilt bekijken
Let op!
Dit veld wordt niet getoond als u ‘Aard van het werk' hebt gekozen als één van de twee display-mogelijkheden.
Lenerscategorie: Voer een of meer lenerscategorieën in. Scheid de codes door een komma. Voer een “*” (ster) in als u alle codes wilt bekijken
Let op!
Dit veld wordt niet getoond als u ‘Lenerscategorie' hebt gekozen als één van de twee display-mogelijkheden.
Display van type bedragen: Het systeem kan de volgende soorten bedragen op een overzicht tonen:
· absolute aantallen (geen bedragen) (1);
· bruto-bedragen; (2)
· BTW-percentages; (3)
· BTW-bedragen; (4)
· netto-bedragen. (5)
Voer de gewenste nummers (bedragen) in.
Let op!
De types 3, 4 en 5 bieden alleen correcte informatie als u hebt gekozen voor een presentatie per type ontvangst, verder onderverdeeld per aard van het werk. De BTW-percentages zijn nl. gekoppeld aan de types ontvangst in combinatie met de aarden van het werk. (Voorbeeld: “1245”.)
Aantal regels per pagina: Voer het aantal regels in dat per pagina geprint kan worden.
Aantal karakters per regel: Voer het aantal tekens in dat per regel geprint kan worden (maximaal 132).
Linkermarge: Voer in hoe breed de linkermarge moet zijn (aantal tekens).
Sorteren op kasboekcode: Geef aan of er gesorteerd moet worden op kasboekcode.
De werkwijze voor dit financieel overzicht is identiek aan de werkwijze voor Samenvattend overzicht (sectie 493.3).
De werkwijze voor dit financieel overzicht is identiek aan de werkwijze voor Samenvattend overzicht (sectie 493.3).
De werkwijze voor dit financieel overzicht is identiek aan de werkwijze voor Samenvattend overzicht (sectie 493.3).
De werkwijze voor dit financieel overzicht is identiek aan de werkwijze voor Samenvattend overzicht (sectie 493.3).
De werkwijze voor dit financieel overzicht is identiek aan de werkwijze voor Samenvattend overzicht (sectie 493.3).
Als u kiest voor deze menu-optie, verschijnt een invoerscherm.
Stand op datum: Voer de datum in waarvoor u het overzicht wilt bekijken. Uiteraard kunt u hier alleen een datum invoeren waarop via AFO 493 (‘Aanmaken periodieke overzichten') een overzicht van de openstaande bedragen is aangemaakt. Het systeem stelt als default de laatste datum voor waarop er een overzicht van de openstaande bedragen is aangemaakt.
Vervolgens verschijnt een overzicht met de gegevens op basis waarvan u een financieel overzicht kunt samenstellen. De werkwijze is verder identiek aan de werkwijze voor Samenvattend overzicht (sectie 493.3).
Let op
Wanneer exemplaren zijn verwijderd, dan is UNDEFINED de aard van het wer. Wanneer het overzicht de laatste tijd niet is bijgewerkt (via AFO 493) en geld is ontvangen voor verkochte artikelen of exemplaren die afgeschreven zijn sinds de kosten ontstaan zijn, worden deze vastgelegd als UNDEFINED. Bedenk verder dat aard van het werk en lenerscategorie zijn van het moment dat via AFO 493 werd bijgewerkt. Dus als de kosten zijn ontstaan voor een bepaalde categorie en gewijzigd naar een andere categorie voor het bijwerken via AFO 493, dan wordt de actuele categorie (op moment van bijwerken via AFO 493) gebruikt voor de rapportage.
Als u kiest voor deze menu-optie, verschijnt een invoerscherm.
Datum (van/tot): Voer de begindatum en eventueel de einddatum van de periode in waarvoor u een overzicht wilt bekijken. Geldige formaten zijn:
|
Formaat
|
Voorbeeld |
Betekenis |
|
dd/mm/jjjj |
25/02/2009 |
één dag |
|
dd/mm/jjjj‑ |
25/02/2009‑ |
vanaf |
|
dd/mm/jjjj‑dd/mm/jjjj |
25/02/2009‑27/02/2009 |
van‑tot |
Paswoord: Voer één of meer gebruiker-id's in waarvoor u een overzicht wilt bekijken. Scheid meerdere paswoorden door een komma. Voer een “*” (ster) in als u een overzicht voor alle gebruiker-id's wilt bekijken.
Overzicht van type: Voer één of types in waarvan u een overzicht wilt samenstellen. Scheid de typen door een delimiter. U hebt de keuze uit:
· kwijtscheldingen;
· terugbetalingen (zoals geregistreerd in AFO 417 (‘Beheer betalingen / vrije ontvangsten'));
· kasverschillen (zoals genoteerd in AFO 491 (‘Up-to-date overzichten ontvangen bedragen'));
· vrije ontvangsten (zoals geregistreerd in AFO 417).
Vervolgens schakelt het systeem door naar de standaard output-procedure.
De werkwijze voor dit financieel overzicht is identiek aan de werkwijze voor Samenvattend overzicht (sectie 493.3).
De werkwijze voor dit financieel overzicht is identiek aan de werkwijze voor Samenvattend overzicht (sectie 493.3).
De werkwijze voor dit financieel overzicht is identiek aan de werkwijze voor Samenvattend overzicht (sectie 493.3).
De werkwijze voor dit financieel overzicht is identiek aan de werkwijze voor Samenvattend overzicht (sectie 493.3).
De werkwijze voor dit financieel overzicht is identiek aan de werkwijze voor ‘492.9 Openstaande bedragen'.
De werkwijze voor dit financieel overzicht is identiek aan de werkwijze voor Samenvattend overzicht (sectie 493.3).
De werkwijze voor dit financieel overzicht is identiek aan de werkwijze voor Samenvattend overzicht (sectie 493.3).
· Document control - Change History
|
Version |
Date |
Change description |
Author |
|
1.0 |
June 2008 |
creation |
|
|
2.0 |
November 2009 |
various corrections |
|